Mengintip tulisan blogger dari Wicaksono mengenai “Percakapan Telanjang” di Koran Tempo, 09 Maret 2010 lalu, tulisan Pak Wicaksono ini telah memberi inspirasi bagi saya bahwa pemanfaatan blog (juga sebenarnya jejaring sosial yang lain), bisa kita manfaatkan dan kita dayagunakan secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efektif untuk kepentingan Industrial Relation di perusahaan.

Target-target tujuan dari Industrial Relation, sebenarnya dapat kita peroleh dengan berbagai cara. Bisa dengan membuka akun di Facebook dengan moderasi yang ketat dan bersifat tertutup hanya bagi karyawan yang resmi terdaftar di perusahaan, bisa juga dengan membuat blog.

Baik blog maupun jejaring social yang kita pilih (facebook, twitter), maka blog yang ditulis dan dipublikasikan tentu saja harus  didukung oleh Divisi HRD dan perusahaan.

Manfaat yang bisa diperoleh bisa sangatlah banyak dan sebatas imajinasi kita :

#1. Memperkuat hubungan antara perusahaan dengan karyawan melalui media yang dibuat, difasilitasi, dan “dimediasi” oleh IR.

#2. Memperkuat citra, posisi dan peran IR sebagai bagian yang paling ahli dan paling bijak untuk menyelesaikan semua permasalahan hubungan komunikasi antar karyawan, antara atasan dan bawahan, dan antara karyakan dan perusahaan dalam konteks hubungan industrial.

#3. IR-Blog akan menjadikan wajah perusahaan lebih manusiawi, karena komunikasi yang terjadi didalamnya berlangsung secara telanjang (naked conversation).

#4. IR-Blog juga akan memberikan keuntungan jangka panjang, yaitu menjadi semacam sekolah bagi karyawan, serta sekaligus memberikan edukasi dan menambah pengetahuan tentang ikatan karyawan, peraturan perusahaan, dan lain sebagainya.

#5. Program-program terpenting IR dapat disampaikan dan disosialisasikan melalui blog.

#6. Edukasi dan sosialisasi yang disampaikan dengan gaya personal dan kasual, amat sangat memungkinkan karyawan sebagai si pembaca akan merasa berhadapan dengan seorang manusia, bukan labirin birokrasi sebuah korporasi.

#7. IR-Blog ini lebih jauh tentu bisa memanjakan karyawan-karyawan potensial dan karyawan-karyawan prestatif, karena karya dan kontribusi mereka diapresiasi oleh Manajemen dan beritanya disebarkan kepada semua member.

#8. IR-Blog (atau Facebook IR) mungkin belumlah sempurna di awal-awal, namun dengan membuka pintu-pintu komunikasi yang lebih luas, IR-Blog bisa mendengarkan karyawannya secara lebih utuh, lebih mendalam, dan lebih baik. Karena IR-Blog adalah tempat mendengarkan suara keluhan dan kebutuhan karyawan sekaligus.

Nah, bila kita bisa melihat begitu banyak manfaat yang bisa kita dapat dari IR-Blog, kenapa tidak langsung saja kita jajaki dan kita tindaklanjuti ?

Hanya saja, mengenai keamanan dan moderasi arus komunikasi di blog, tentu saja bisa dimoderasi lebih ketat dengan menggandeng dan meminta bantuan dari Divisi IT. Karena sekali IR-Blog itu sudah diluncurkan, maka komitmen untuk membuka komunikasi itu benar-benar harus dikelola, dirawat dan dijaga terus-menerus.

Pesan terakhir dari Pak Wijaksono dalam tulisan itu amat jelas, ”Jika blog itu dibiarkan hidup segan mati tak mau, atau malah ditutup, citra perusahaan pun akan jatuh”.

Keberadaan jejaring sosial khususnya facebook, bagi perusahaan besar yang memiliki outlet atau kantor yang banyak, sudah waktunya untuk dikontrol lebih ketat. Lebih tepatnya, perlu ada pengaturan lebih lanjut mengenai pemakaian dan pemanfaatan jejaring social Facebook yang mengatasnamakan atau menggunakan nama perusahaan. Baik sebagai grup perusahaan, kategori unit bisnis tertentu, departemen, maupun sebagai kantor cabang / outlet yang mandiri.

Kenapa hal ini harus dilakukan ?

Dari kacamata Risk Management, pengaturan ini lebih dibutuhkan untuk memastikan bahwa efek negatif dari ketidaktahuan dan bahkan antisipasi penyalahgunaan penggunaan jejaring sosial facebook bisa diminimalisasi dan kemungkinan risiko ”dampak ikutannya” bisa dikelola dengan lebih baik.

Beberapa contoh kasus yang mencolok dan sering terjadi pada sejumlah akun milik outlet / kantor cabang yang ditemukan selama ini, antara lain

#1. Facebook cabang muncul bak cendawan. Ada yang berbentuk akun mandiri (’personal’), ada juga yang berbentuk akun Grup. Jadi belum ada kesamaan cara satu outlet dengan outlet yang lain dalam mengekspresikan kebutuhan komunikasi antar karyawannya, antara satu outlet dengan outlet lain.

#2. Fungsi promosi dan fungsi pemenuhan kebutuhan komunikasi antar karyawan dengan menggunakan jejaring sosial Facebook, seyogyanya dipisahkan. Saat ini, masih ada kedua kebutuhan itu disatukan sekaligus, sehingga kekuatan pesan yang ada di dalamnya jadi ”kacau” dan tidak fokus.

#3. Secara umum, disain tampilan muka belum disiapkan secara profesional, namum account perusahaan sudah terpublikasi secara luas.

#4. Foto Profil (hanya berisi tanda tanya ”?”), Forum Diskusi & Koleksi Foto tersedia, namun saat di-klik isinya kosong.

#5. Foto Profil diisi dengan logo perusahaan yang sama sekali beda dari aslinya:

a. Ada yang gambarnya direkayasa ulang, atau ditambah-tambah. Misalnya ada yang ditambah dengan bunga

b. Ada yang jadi 3 dimensi

c. Ada yang disatukan dengan gambar lain, sehingga secara keseluruhan logo perusahaan jadi berubah keluar dari ”jati diri” perusahaan.

d. Ada yang kosong

e. Ada yang diisi dengan gambar yang tak mencerminkan line-business perusahaan.

f. Ada yang diisi dengan logo lama.

g. Ada yang diisi dengan gedung kantor cabang / outlet.

h. Ada akun Foto Profil dengan nama akun atau gambar lain yang tak mencerminkan ”forum komunikasi karyawan”

#6. Isi dari ”Informasi” berkonten berbeda antara satu outlet dengan outlet lainnya. Ada yang memposisikan diri kategorinya sebagai : ”Organisasi – Umum”, ”Untuk Kesenangan – Klub Penggemar”, ”Untuk Kesenangan – Terlalu Banyak Informasi”, ”Minat Bersama – Aktivitas”,  namun outlet lain kategorinya sebagai ”Bisnis – Lowongan & Pekerjaan”.

#7. Pengurus dan petugasnya pun belum standar. Ada akun yang pengurusnya 2 orang sementara petugasnya berjumlah 14 orang. Celakanya dari ke-14 orang ini, datanya tidaklah update. 4 sudah resign (namun namanya masih aktif tercantum, dan 1 orang sudah mutasi). Lebih celaka lagi, pendiri akun justru diisi oleh eks karyawan yang dulu berstatus kontrak di perusahaan, atau berstatus SPB (sales promotion Boy) yang jelas-jelas merupakan karyawan titipan dari Supplier yang bekerja di outlet / kantor cabang perusahaan. Namun akunnya masih aktif lagi !

Dalam sebuah kasus, nama Petugas yang tercantum bahkan ada yang di-invite oleh pendirinya, tanpa sepengetahua yang bersangkutan, sehingga yang nama petugas tersebut namanya merasa dicatut dalam grup Facebook tersebut.

#8. Identitas Pendiri tidak jelas. Meski pun demikian, kita bisa menelusuri melalui Pengurus dan Petugas yang tercantum dalam grup FB ini.

#9. Isian ‘Info” yang terisi dengan bahasa yang amat gaul, dan tak sesuai dengan bahasa yang dipakai oleh Public Relation dan Marketing.

#10. Dalam ”Informasi Umum” didalamnya masih tercantum jenis kelamin. Ada yang mencantumkan ’Perempuan’ ada pula yang mencantumkan ’Laki-Laki’. Seyogyanya, dalam Informasi Umum bagi outlet / kantor cabang tidak perlu mencantumkan jenis kelamin seperti ini. Kesannya akun ini asal-asalan dan tidak profesional.

#11. Isian ”Pendidikan dan Pekerjaan” diisi secara sembarang. Ada yang tertulis dengan nama ’Perusahaan University’ dan ’Perusahaan School’.

#12. Informasi Kontak pun beragam. Ada yang langsung mereferensikan pada alamat webiste resmi perusahaan, seolah-olah akun ini keberadaanya adalah akun resmi yang diketahui dan ”direstui” oleh perusahaan, ada juga yang berisi kontak lain. Seperti email pribadi, email gmail/ymail yang mengatasnamakan outlet, atau email outlet langsung.

#13. Halaman profil pun tidaklah standar. Ada yang hanya berisi Info saja, namun ada yang lengkap ”Dinding”, ”Info”, ”Forum Diskusi”, ”Koleksi Foto”, ”Video”, dan ”Acara”.

#14. Mencantumkan angka perolehan penjualan yang notabene dapat dikategorikan sebagai ”pelanggaran berat” atau ”membocorkan rahasia perusahaan”.

#15. Koleksi Foto berisi foto-foto yang sembarang. Seperti gambar seni (lukisan wanita yang cukup artistik namun bisa menyerempet pada gambar pornografi, horor movie, hingga kritikan pada parkiran Building Management yang seyogyanya sebernya bisa disampaikan secara langsung atau secara tertulis ke BM, namun tidak mengeluhkan melalui Facebook.

#16. Para pembuat akun (baik perorangan yang mengatas namakan outlet dan grup), umumnya belum mengetahui pemahaman pentingnya Nettiquette di dunia maya, yang senyatanya prinsip etika dan sopan santun tetap harus dijalankan dan dipatuhi secara penuh, mengikat dan melekat pada siapa pun yang terlibat dalam menulis konten di Facebook.

Ingat, Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) sudah diberlakukan, dan pemberlakuannya sudah mengikat kita semua.

Guna mengantisipasi hal-hal diatas, sudah saatnya bagian Industrial Relation mengantisipasi hal ini dengan membuatkan pengaturan yang lebih jelas, lebih tegas, dan antisipatif.

Karena sebagaimana pisau, kekuatan pemakaian jejaring sosial Facebook bisa sangat produktif, tapi sekaligus juga bisa merusak bila tidak diarahkan dan diatur keberadaanya untuk kepentingan bersama.

Bagi perusahaan besar skala nasional yang memiliki banyak outlet atau kantor cabang, atau memiliki jaringan komunikasi yang luas ke sejumlah daerah, kini sudah waktunya melirik, mempelajari dan mempertimbangkan adanya Social Networks Manager.

Posisi penting ini dilatarbelakangi karena semakin pesatnya jumlah pengguna jejaring social seperti Facebook dan Twitter.

Dalam konteks Retil Risk Management, peran Social Networks Manager ini sangatlah penting untuk mengenalkan dan mengusung program perusahaan, sekaligus untuk membentuk opini dan brand yang kuat.

Syaratnya, tentu saja ia harus seorang yang telah lama bergelut dengan media social, lebih tepatnya seorang pecandu jejaring sosial yang beretos kerja tinggi dan bertugas untuk mengelola sejumlah akun di berbagai media social setidaknya di Facebook, Twitter, dan MySpace, serta mampu bekerja di bawah tekanan dan deadline, serta yang pasti mau ditempatkan di Kantor Pusat perusahaan.

Karenanya, Social Nerwork Manager ini tentu saja kerjanya berbarengan dengan Corporate Communication, Dept. Public Relation, Divisi Marketing, Industrial Relation – HRD, dan Risk Management.

Intinya ia berperan penting dalam penyebarluasan agenda, acara, event penting dan promosi perusahaan, dan memantau semua media online yang memberitakan aktivitas perusahaan. Mulai dari keluhan pelanggan, hingga “pembicaraan-pembicaraan dan pernyataan-pernyataan” yang berkonotasi negatif atau tak sejalan dengan visi-misi perusahaan.

Berita-berita yang “kontraproduktif” mengenai perusahaan dan cabang-cabangnya, perlu segera direspon sesuai standar penanganan yang diberlakukan perusahaan.

Peran lain dari Social Networks Manager ini, juga berperan penting untuk menyebarluaskan berita-berita gangguan operasional perusahaan yang mungkin akan mengurangi kekurangnyamanan customer-costomer yang telah datang, atau bahkan akan datang. Sehingga mereka akan mengetahui pasti, kapan kita siap melayani mereka dan mereka tidak kecewa karena ketidaksiapan kita melayani mereka.

Sampai disini, adalah yang ingin menambahkan?

Fenomena penggunaan Jejaring Sosial, khususnya Facebook, pada perusahaan ritel yang memiliki outlet/kantor cabang yang tersebar di sejumlah daerah, oleh Divisi Risk Management harus selalu diamati

Kenapa?

Karena dewasa ini, penggunaan yang mengatasnamakan perusahaan atau outlet yang bersangkutan, kini dirasakan perlu diantisipasi atas dampak kerugian yang mungkin timbul kemudian.

Dampak negatif yang terjadi, seringkali disebabkan karena beberapa alasan, antara lain :

1. Belum adanya aturan baku dari perusahaan untuk pemanfaatan media jejaring social ini.
2. Kebutuhan di lapangan untuk memanfaatkan media jejaring social untuk promosi yang dirasakan berbiaya sangat murah, cepat, real time, luas dan massif.
3. Adanya teknologi dan aplikasi jejaring social yang semakin user friendly, mudah dan murah. Sementara biaya promosi dengan cara “konvensional” dirasakan berbiaya tinggi, alias mahal.
4. Adanya fenomena “belum gaul bila belum nyentuh Facebook” yang mana efektivitas dan pengaruhnya pada sales dan kinerja perusahaan belum terukur dengan baik, lengkap dan kredibel.
5. Tidak adanya tujuan yang jelas, terprogram dan terukur atas penggunaan fasilitas Facebook yang dicanangkan oleh Pimpinan Kepala Cabang/Outlet.

Beberapa masalah di lapangan yang timbul antara lain, lebih karena ketidakmampuan Pengurus/Petugas yang ditunjuk untuk memanfaatkan jejaring social secara professional, proporsional dan etis.

Beberapa masalah yang timbul antara lain adalah karena pemanfaatan semua fasilitas yang tidak standar, yaitu :

#1. Profil foto. Ada yang menggunakan gambar gedung, ada yang menggunakan logo lama, ada yang menggunakan logo baru, ada yang menggunakan event promosi terbaru, dlsb

#2. Penggunaan logo, bahkan ada yang direkayasa ulang sehingga tidak menampilkan logo asli yang sesungguhnya dipakai perusahaan. Ya, kelewat kreatif dan kelebihan energi sepertinya…

#3. Penggunaan tag berbeda. Dikhawatirkan konten, kemasan dan “positioning” yang dimunculkan tidak sesuai, bertolak belakang atau menghambat upaya yang ingin dibangun oleh perusahaan (melalui Divisi Marketing, dan Public Relation)

#4. Alamat email. Ada yang menggunakan ymal.com, atau gmail.com. Ada yang menggunakan email atas nama pribadi, ada juga yang menggunakan alamat institusi dengan gmail/ymail, bukan dot.com milik perusahaan.

#4. Isian “Informasi Umum” serta “Pendikan dan Pekerjaan”, juta profil lainnya dari Pendiri Grup FB, diisi asal-asalan, tidak jelas, dan terkesan tidak profesional. Bila pendiri terkesan tidak professional, biasanya grup FB yang dibuatnya pun nampak kemasan dan kontennya tidak professional juga.

#5. Kolom antar muka tidak sama. Ada yang hanya info saja. Ada yang lengkap dengan Dinding, Forum Diskusi, Foto, Video, Acara, namun isinya kosong melompong atau isinya tidak sesuai dengan tujuan promosi. Seperti adanya foto artistik namun bisa dikonotasikan semi pornografi, foto pacar, dll., semua masuk tanpa penjelasan dalam konteks apa foto itu dimunculkan.

#6. Fasilitas keamanan berinteraksi dan sistem moderasi tidak diperhatikan, sehingga ada yang berpromosi di account sebuah outlet yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan acara atau bisnis inti perusahaan. Promosi ini pun bukan menjadi bagian dari promosi dari Marketing Lokal, Marketing Regional, atau pun Marketing Kantor Pusat (Nasional). Atau, bisa jadi ada “benturan kepentingan” dengan memberikan kesempatan kepada orang yang dikenal untuk mendompleng promosi pada account sebuah outlet.

Bentuk kesalahan yang lain, antara lain :

#1. Petugas yang ditunjuk sudah lama mengundurkan diri, dan tercatat di perusahaan lain namun masih “sukarela membantu” promosi pada perusahaannya terdahulu.

#2. Petugas tidak cukup friendly menjalankan facebook

#3. Petugas yang bertanggungjawab mengelola account telah mutasi / pindah ke kantor cabang lainnya.

#4. Petugas yang ditunjuk sibuk mengurus pembukaan outlet baru dan tidak ada petugas lainnya yang menggantikan (tidak ada back up system), sehingga bisa sampai 7 bulan isi / konten promosi tidak update.

#5. Diberitakannya hal-hal yang sensitive. Seperti : perolehan sales sekian trilyun yang telah dicapai. Padahal data ini adalah data sensitif yang hanya diberikan kewenangan mempublikasikannya oleh pejabat Public Relation dan Management yang ditunjuk.

#6. Petugas yang ditunjuk adalah satu orang petugas level rendah, tanpa pemantauan / supervisi secara ketat dan reguler.

#7. Perlu ada kesepakatan bersama antara SO, Marketing, IT dan Risk Management untuk mengelola peluang ini, sekaligus untuk meminimalisasi dampak negatif atau kontraproduktif yang mungkin timbul.

#7. Pimpinan kepala cabang / outlet dan wakil kepala cabang tidak memantau secara rutin sehingga sejumlah penyimpangan terpublikasi secara luas dan fatal.

Jadi solusinya bagaimana :

1. Dalam jangka pendek, hapus semua account FB outlet yang berhubungan dengan nama perusahaan.
2. Buat aturan bersama antara Risk Management – Operational – HRD – Marketing – IT – Public Relation. Panduan baku dari Divisi terkait ini diharapkan dapat meminimalisasi risiko negatif yang mungkin timbul.
3. Pisahkan antara account untuk kepentinga Ikatan Komunikasi Karyawan (sebaiknya sifatnya tertutup, dengan keamanan moderasi yang ketat dan berlapis) dengan account FB yang khusus diperuntukkan untuk kepentingan Promosi Outlet / Promosi Regional.
4. Rancang kemasan dan isian promosi ini dengan baik, lengkap dan profesional. Dan tunjuk petugas khusus (minimal dua orang setiap outlet) untuk mengelola account ini.
5. Bila sudah siap, lakukan pilot project. Bila sudah oke, dan hasilnya terukur positif, lakukan proses ”copy & paste” strategi ini ke outlet-outlet lainnya.

So, ada yang mau menambahkan ?

Kejadian “alat pemantau stock” yang menyebabkan alarm berbunyi kemudian petugas Security salah menanganinya sehingga muncul keluhan di surat pembaca, selalu saja terjadi.

Saat hal ini terjadi, hampir dapat dipastikan fokus perhatian manajemen kantor cabang (store manager) selalu berfokus pada : apa yang salah dan siapa yang salah. Kemudian manajemen toko sibuk menghubungi customer yang complain, meminta maaf dan menjelaskan bahwa ada kesalahan penanganan prosedur di tingkat pelaksana.

Manajemen toko, Departemen Customer Service, dan Dept. Security terlihat jadi sibuk. Tim pencari fakta diturunkan, dan dilaporkan masalah itu ke bagian Public Relation untuk disampaikan kembali ke media massa bahwa permasalahan itu sudah diselesaikan dengan baik oleh kedua belah pihak.

Namun, bagi Divisi Risk Management tentu saja masalah itu tidak sampai disini saja. Perlu ada analisis kebijakan atas semua proses transaksi barang mulai dari standar cara penempatan tag sensormatik, proses di kasir, hingga penanganan oleh petugas Security bila masalah ini timbul di lapangan.

Setidaknya, perlu review yang menyeluruh atas proses transaksi ini pada 6 hal utama :

#1. Standar penempatan tag, pada berbagai barang. Baik dari aspek harga, jenis barang dan barang mana yang harus full tag karena rawan dicuri.

#2. Kasir. Pastikan pada tahapan ini, setiap kasir sudah mengetahui dan telah mendapatkan :

a. Standar pelayanan kasir

b. SOP pelepasan tag dan pemeriksaan kembali sesaat sebelum diberikan ke kasir.

c. Role play dengan praktek langsung di classroom dan setiap 3 bulan di area saat pagi hari (sebelum buka toko).

d. Insentif kasir

e. Sanksi atas pelanggaran selisih uang, pencurian uang dan poin belanja, serta penyimpangan serta tindak kejahatan lainnya.

f. Morning gathering minimal setiap ada acara baru, kebijakan baru dan setiap ada kasus yang terjadi di toko lain atau di perusahaan lain sebagai bahan pembelajaran

#3. Security

a. Standar pelayanan petugas security

b. SOP penanganan tag / alat pemantau stock yang berbunyi di gate.

c. Role play dengan praktek langsung di classroom dan setiap 3 bulan di area saat pagi hari (sebelum buka toko) bagaimana cara menangani tag yang berbunyi di gate.

d. Insentif security untuk penangkapan pencuri dan pencapaian target angka kehilangan.

e. Sanksi atas pelanggaran disiplin, pelanggaran peraturan perusahaan dan sanksi bila salah menangani keluhan customer. Petugas security yang melakukan tindakan diluar batas kewajaran, bisa dikembalikan ke perusahaan outsourching-nya atau di-PHK, dan komandan security di lapangan bisa kita minta ganti dengan komandan secururty yang baru.

f. Morning gathering minimal setiap ada isu, kebijakan baru dan setiap ada kasus yang terjadi di toko lain atau di perusahaan lain sebagai bahan pembelajaran

#4. Standar Customer Service pada penanganan tag yang berbunyi di gate. Standar ini harus di-review ulang baik oleh Store Manager maupun oleh Dept. Customer Service guna memastikan bahwa standar ini cukup baik, lengkap dan efektif. Dengan kata lain, kita perlu bertanya : kapan terakhir standar ini di-review, apakah sudah cukup baik, lengkap dan efektif ?

#5. Standar tindak lanjut saat customer menulis di surat pembaca. Pastikan standar ini dapat ditindaklanjuti kurang dari 72 jam, baik yang dikeluhkan di surat pembaca pada media cetak, maupun pada media elektronik. SOP yang lengkap dengan form isian atas fakta kejadian yang sebenarnya, kiranya dapat segera dikirimkan ke kantor pusat melalui system paperless report.

#6. Standar pelaporan ke Divisi Public Relation untuk bahan Hak Jawab dan Klarifikasi di media massa (cetak dan elektronik) yang ditujukan untuk menjaga reputasi dan kredibilitas perusahaan.

Sistem yang baik, tentu saja adalah sistem informasi yang terintegrasi. Jadi, sesaat report dari toko melalui system paperless report masuk ke Divisi Customer Service, maka Divisi Customer Service dapat segera mengirimkan catatan tambahan bila dinilai perlu untuk kemudian dikirimkan real time ke Divisi Public Relation.

Sesaat setelah toko melaporkan ke Div. Customer Service, memang Div. Public Relation dapat langsung mengetahui dan mengakse kejadian itu, namun alangkah bagusnya bila report yang ada di paperless report ini di-forward ke Div, Public Relation dengan beberapa catatan tambahan.

Hal-hal teknis dan pengembangan lebih lanjut dapat kita lakukan kedepan. Namun intinya, pekerjaan Risk Management bukanlah hanya sekedar mengatasi masalah yang ada di depan mata, namun jauh dari itu, harus mampu menganalisa kebijakan mulai kebijakan dan standar di hulu hingga kebijakan dan standar di hilir.

Dan lakukan review secara periodik semua proses itu, setidaknya setahun sekali.

So, ada masukan dari para Pembaca Iman?

Bagaimana cara kita mengenal seorang itu dapat dipercaya atau tidak? Banyak cara.

Namun cara ini bisa dicoba. Pertama, lihat track-nya, lihat pengalamannya, alias lihat reputasi dan kredibilitasnya, good atau not good.

Kedua, gunakan logika kita. Apakah kompetensinya memadai dan terus terasah atau tidak. Dengan kata lain, ini orang terus menerus meningkatkan keprofesionalannya atau tidak.

Ketiga, gunakan imajinasi kita. Bila kita akan menyampaikan sesuatu kepadanya, kira-kira bagaimana responya. Bila kita mau kerjasama atau memberikan otoritas tambahan, apakah dia amanah atau tidak. Bila kita memberikan pekerjaan tambahan, apakah dia akan mampu atau tidak. Bila kita akan meminta bantuan padanya, orang ini akan membantu dengan tulus atau tidak?

Keempat, gunakan hati kecil kita. Gunakan “indera ke-6″ kita. Biasanya, kita bisa percaya 100% dengan latar belakang seseorang yang mungkin sangat dipercaya oleh lingkar satu petinggi kita, namun kita kurang sreg saat atau selama berkomunikasi dengannya.

Seseorang bisa saja punya jabatan yang tinggi, pengalaman bisa seabreg, otaknya mungkin cerdas, pergaulannya luas, koleganya orang-orang penting, namun untuk percaya lebih lanjut, bisa jadi hati kita kurang sreg dengannya. Kimia hati ini dengan perasaan seperti itu, sama lain mungkin akan berbeda. Namun, orang tua kita selalu bilang : IKUTI iKATA HATIMU. Dengan kata lain, ikuti hati kecilmu, ikuti nuranimu.

Dan yang terakhir, yang kelima, ambil tindakan segera. Seberapa besar saya bisa memberikan kepercayaan kepada seseorang, dan sampai batas mana kepercayaan itu diberikan.

Pemberian kepercayaan adalah sebuah seni. Seni untuk menggabungkan antara kesadaran diri atas pengalaman masa lalu, imajinasi, pengetahuan dan logika kita, hati kecil, dan tindakan dan sikap apa yang harus kita lakukan sekarang. Itu saja. Dan sesederhana itu.

Namun ada juga cara tercepat untuk mengenal orang dapat dipercaya atau tidak, lihat saja karakternya atau akhlaknya. Bukan sikapnya, bukan ucapannya, bukan pula janji-janjinya.

Sumber : Facebook/AgungMSG – 120210 18:38

Kemarin, tiga supplier dalam dua kesempatan terpisah, datang ke Risk Management. Mereka datang dengan keperluan yang sama. Mereka ingin menyemarakkan momen piala dunia sepak bola dengan cara mencetak berbagai disain baju yang menarik dan ”atraktif”, lengkap dengan bendera negara favorit dan dengan logo kesebelasan negara tersebut.

Pertanyaan mereka sama, apakah boleh menggunakan bendera negara lain dan menempelkan logo kesebelasannya di kaos jualan mereka?

Saya jawab waktu itu, kalau untuk bendera indonesia sudah jelas diatur, yaitu pada UU No 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara. Sejauh untuk meningkatkan nasionalisme, patriotik kebangsaan, ditempatkan pada tempat yang baik dan layak, dan sama sekali tidak disandingkan dengan gambar, kata-kata, ungkapan, logo yang terkesan minor atau dicitrakan kurang baik, ya tidak apa-apa.

Pada kesempatan itu, juga saya sampaikan bahwa untuk kasus penggunaan bendera negara asing dan logo kesebelasan negara asing, kami tidak dalam posisi membolehkan atau tidak. Kami hanya memberikan pandangan atas potensi resiko yang mungkin terjadi, dengan belajar dari berbagai kasus yang pernah terjadi selama ini.

Untuk masalah aspek hukum, jelas harus ditanyakan ahlinya, ke bagian hukum.

Intinya :

1. Kita perlu check terlebih dahulu apakah logo/design kesebelasannya tersebut sudah didaftarkan lisensinya (hak cipta atau hak atas kekayaan intelektual) atau tidak?

2. Kita bisa tanyakan itu kepada ahli hukum internasional yang memahami merk dagang, disain/logo dan hak cipta.

3. Untuk log0 / design dari bendera negara, silakan tanyakan kepada bagian legal.

Bila tidak masalah, pastikan bendera negara itu adalah bendera resmi yang dipakai oleh negara tersebut. Kita khawatir ada update atau perubahan dari simbol negara hasil keputusan legal – politik negara tersebut yang terakhir tidak sama dengan bendera negara yang kita buat.

Seperti bendera negara AS, jumlah bintang dalam gambar bendra negara tersebut haruslah benar dan tidak kurang dari yang sebenarnya.

4. Cara lain yang bisa kita lakukan, pihak supplier dapat mengirimkan surat dengan menanyakan langsung kepada kedutaan atau langsung ke kesebelasannya. Dengan memberikan sejumlah alasan yang baik dan kuat, misalnya dengan mencitrakan kebanggaan, “rasa memiliki”, apresiasi disain yang bagus dan turut menyemarakkan dengan mendukung kesebelasan negara tersebut, saya kira langkah ini bisa dicoba. Bila cara ini belum direspon karena kita menunggu cukup lama sementara tenggat waktu sudah habis, kembali saja pada langkah nomor 2.

5. Bila masalah ini terjadi, maka perusahaan yang menjual barang yang dipermasalahkan itu juga akan terkena imbasnya (dampaknya). Perusahaan bisa terkena pasal “turut memperdagangkan” hal yang bertentangan dengan hukum yang berlaku,

Jadi, hati-hatilah bila kita akan memproduksi atau menjual berbagai logo atau disain sekarang ini. Minimal, kita harus menjaga sikap dan prinsip kehati-hatian sebelum segala sesuatu diputuskan.

Sebelum kita meng-asuransikan outlet / kantor cabang kita, beberapa hal dibawah ini penting kita perhatikan :

1. Sebelum mengambil PAR (property all risk), pilih saja secara sederhana apakah termasuk area Earthquake atau tidak. Biasanya pihak asuransi memiliki Earthquake Insurance Zone for Indonesia. Bila kita tidak memiliki, cukup cari saja di peta zona geologi gempa bumi dari BMKG, PIRBA (Pusat Informasi Riset Bencana Alam), atau BNPB.

2. Untuk LPO yang biasanya meng-covere : riot, strike, malicious damage sebaiknya diambil. Terkecuali lokasi outlet / kantor cabang tersebut benar-benar aman, gedungnya baru dan berada pada “ring satu” barometer keamanan ibu kota propinsi.

3. Aspek Fire sebaiknya wajib diikutsetakan, terutama bila gedungnya berada diatas usia 15 tahun dan track record untuk aspek safety-nya kurang bagus.

4. Tak perlu mengambil Business Interuption bila outlet / kantor cabang kita berada di radius kurang dari 3 km dari tempat-tempat yang relatif pengamanannya kuat dan ketat, seperti dekat Kodam, Polda atau istana negara.

5. Masukkan Cash In Transit dalam perhitungan asuransi.

6. Masukkan nilai Renovasi bila ada.

7. Hitung nilai Stock Barang/Merchandise, Fixed Asset (equipment, instalasi, vehicle) dan nilai Renovation-nya (catatan terakhir nilai renovasi). Masing-masing angka yang dikeluarkan terinci nilai Cost-nya, akumulasi penyusutannya (ACCM) dan nilai NBV-nya.

8. Ikuti dan pantau terus setidaknya peta keamanan internal (building management) dan eksternal (sosial dan politik), guna mempertimbangkan kembali pada saat jenis-jenis premi asuransi akan kita ambil di kemudian hari.

9. Lakukan pekerjaan rumah dengan cara me-reevakuasi fixed asset yang sudah rusak atau diatas kertas sudah nol, termasuk memeriksa apakah ada mutasi fixed asset yang lupa atau tidak tercatat namun dalam pembukuan masih ada (tercatat), serta batasan kepemilikan kita sebagai tenant dengan gedung/developer. Evaluasi ini bisa dilakukan oleh Kepala Kantor Cabang (Store Manager/Branch Manager) setidaknya maksimal dua tahun sekali, untuk mendapatkan nilai fixed asset yang sesungguhnya, demi mendapatkan nilai premi yang bagus untuk kita. Sebagai contoh, saat kita membeli TV besar layar datar 3 tahun lalu, bisa jadi harganya sekarang sudah menjadi 1/4-nya. Jadi jelas akan merugikan kita, bila kita tidak secara periodik me-reevaluasi nilai fixed asset yang sesungguhnya.

10. Bila dinilai perlu, ikut sertakan konsultan asuransi yang berpengalaman sebagai Loss Adjuster dan juga berpengalaman setidaknya 10 tahun dalam proses claim asuransi. Pengalamannya seringkali sangat bermanfaat agar kita bisa mendapatkan nilai premi yang bagus, sekaligus juga untuk membantu kemudahan dikemudian hari bila insiden dan proses claim terjadi.

Aksi 100 Hari Pemerintahan SBY-Boediono memang sudah berakhir. Namun bagi Risk Control Manager, pasca aksi ini menyisakan sejumlah pekerjaan-rumah, antara lain :

* Sejauh mana aksi ini mempengaruhi atau mengkoreksi perolehan sales

* Bagaimana peta keamanan wilayahnya, sehubungan pemetaan aspek keamanan untuk kepentingan Business Interuption bagi perhitungan premi asuransi, apakah perlu direvisi ?

* Apakah ada aspek-aspek teknis SOP/BCP Antisipasi Kerusuhan yang perlu diperbaiki?

* Sejauh mana prediksi awal yang sudah disampaikan ke seluruh kantor cabang / Branch Manager sudah presisif berkait dengan antisipasi kerusuhan?

Prediksi sosiolog Musni Umar di Jakarta (Kompas.com – 26/1/2010), menarik untuk disimak. Katanya, demo baru akan menggoyahkan pemerintah, kalau :

1. Diikuti ratusan ribu massa hingga jutaan orang tumpah ruang ke jalan yang didukung pemberitaan media yang massif
2. Ada isu sentral yang menjadi isu bersama, yang bisa menghipnotis publik untuk turun berdemonstrasi, seperti isu Tritura dalam gerakan angkatan 66 dan isu KKN tahun 1998.
3. Ada faktor dukungan internasional yang tampak untuk melawan pemerintahan

Dan alhamdulillah, meski demonstrasi merebak, rupiah tidak goyah (tidak berdampak negatif terhadap pergerakan indeks saham dan nilai tukar rupiah).

Pernyataan sikap unjuk rasa, meski juga diwarnai dengan berbagai tuntutan masalah lain, namun isu sentralnya masih berkutat pada :

• Memberantas korupsi
• Menyelesaikan krisis kebangsaan
• Menyejahterakan rakyat

Sementara tuntutan massa dalam unjuk rasa 28 Januari 2010 kemarin, tetap mengusung 3 tuntutan “pokok”  :

• Pansus Bank Century mengusut tuntas tanpa pandang bulu skandal Bank Century
• Presiden segera menonaktifkan Boediono dan Sri Mulyani Indrawati dari jabatannya.
• Presiden Yudhoyono dan Wakil Presiden Boediono mundur dari jabatan.

Beberapa catatan unjuk rasa yang terliput oleh IMan, dari sumber Detik.com, Kompas.com, KoranTempo, Elshinta dan sejumlah sumber lainnya, mendapatkan bahwa sebagaian besar demonstrasi di sejumlah wilayah relatif aman.

• Ambon : Damai.
• Balikpapan : 150 mahasiswa. Damai.
• Bandar lampung : 200 mahasiswa. Ricuh.
• Bandung : 1000 orang. Rusuh. 3 orang ditahan. Buruh Disweeping untuk Ikut Demo http://www.elshinta.com/.
• Banjarmasin : Damai.
• Banten : 200 mahasiswa. Ricuh, 3 orang ditahan. Mahasiswa memblokade Jalan Raya Serang-Jakarta menjelang kedatangan presiden.
• Batam: Damai.
• Bengkulu : 150 orang. Dua mahasiswa ditahan
• Bogor : Kawasan kota Bogor dijaga ketat Polisi

• Cirebon : Damai.
• Denpasar : Damai.

• Jakarta : Polisi disiagakan di berbagai titik demonstrasi yakni depan Istana, Gedung DPR/MPR, kantor Wapres, kantor Depkeu, Gedung BI, Bundara HI, KPK. Tempat-tempat itu dijaga ketat. 3 ruas jalan dialihkan. Kodam Jaya siap back-up polisi. Unjuk rasa damai. Polisi Larang Kerbau Ikut Demo di Bundaran HI

• Jambi : 300 mahasiswa damai
• Jember : Damai.
• Karawang : Damai
• Kendari : Damai
• Malang : Damai.
• MAKASSAR : 3000 orang. Ricuh (keributan paling parah). Pos keamanan milik PTPN XIV dirusak, truk tangki disandera dan memaksa masuk ke kantor Bank Mutiara di Jl. Sulawesi.
• Medan : 2000 orang, tanpa kericuhan

• Pontianak : Damai.
• Pekanbaru : Ricuh.
• Purwokerto : Damai.

• Samarinda : 150 mahasiswa. Damai.
• Semarang : Damai. Bawa Sapu, Pendemo Tuntut SBY Bersihkan Pemerintahan
• Solo : 300 mahasiswa. Damai.
• Surabaya : Gedung Grahadi dijaga ketat. 1000 orang. Damai. Gubernur Jatim sempat diteriaki “musuh rakyat” oleh demonstran.
• Yogyakarta : 300 mahasiswa. Damai.

Kota Lainnya :

• Aceh : 100 orang, damai.
• Baubau – Sultra : Damai.
• Ende – NTT : Damai.
• Kupang : 200 orang, ricuh. Seorang pegawai DPRD terluka.
• Mataram – NTB : Damai.
• Palu : 500 orang. Ricuh. Satu pengunjuk rasa ditangkap.
• Palangkaraya – Kalteng : Damai.
• Serang : 200 mahasiswa menolak kedatangan SBY.
• Sumenep : Damai.

Banyak masalah yang berkonsekuensi hukum berkaitan dengan operasional perusahaan, khususnya bila ada dugaan pelanggaran perundang-undangan yang berlaku saat ini.

Meski dalam banyak kasus yang terjadi, hanya pihak Building Management yang dimintai keterangan oleh kepolisian, namun tidak menutup kemungkinan kita pun dapat dimintai keterangan sebagai saksi atau pun hanya dibutuhkan sebagai keterangan tambahan.

Beberapa contoh kasus yang berkemungkinan bisa melibatkan kepolisian berkait dengan operasional perusahaan kita, antara lain :

1. Kasus anak jatuh dari ketinggian, jatuh di eskalator, atau tertimpa rak / barang dagangan
2. Kasus mobil jatuh dari perpakiran di gedung lantai atas di pusat perbelanjaan.
3. Kasus perkelahian antara karyawan dengan karyawan lain atau dengan orang lain di area sekitar perusahaan.
4. Kasus barang kadaluarsa
5. Kasus barang beracun berbahaya pada produk
6. Kasus lisensi komputer
7. Kasus pelanggaran Design, Merk dan Hak Paten
8. Kasus peledakan atau terbakarnya panel listrik atau ruang genset.
9. Kasus salah tangkap customer yang diduga mencuri namun tidak ada saksi maupun bukti
10. Kasus keracunan
11. Temuan, ancaman dan peledakan bom
12. Kasus kebakaran baik parsial maupun kebakaran total
13. Kasus perampokan di pusat perbelanjaan (ATM, perhiasan, money changer, pembawa uang cash)
14. Kasus penembakan dari pistol customer yang tak memiliki lisensi
15. Kasus kematian karena kecelakaan kerja
16. Kasus kematian / bunuh diri karena jatuh dari ketinggian.
17. Kasus kebocoran gas dan keracunan gas yang menimbulkan korban pingsan maupun menimbulkan kematian.
18. Kasus angin puting beliung yang menimbulkan korban (pohon runtuh atau billboard jatuh) dan menimbulkan korban (luka, meninggal) atau menimbulkan kerugian (menimpa kendaraan dan menimbulkan tuntutan ganti-rugi)
19. Kasus pelanggaran perijinan (batas sempadan, tunggakan pajak, dll.).
20. Kasus pelanggaran design, merk dan hak paten.
21. Kasus pencurian atau pun manipulasi
22. Kasus lainnya yang melibatkan aparat hukum

Bila dari hasil pengembangan kasus ini, pihak kepolisian melakukan oleh TKP atau pun melakukan pemanggilan saksi-saksi, maka beberapa hal dibawah ini haruslah diingat dan dicatat saat kita dimintai keterangan oleh Kepolisian :

1. Tetap tenang, dan jangan panik.

2: Polisi akan meminta keterangan kepada semua pihak sebagai prosedur baku kepolisian dalam penelusuran kasus (penyidikan dan penyelidikan).

3. Ketahui kronologis kejadian secara detail dari berbagai bagian, dan mintakan bagian yang memberikan keterangan itu mendandatangai bahwa apa yang disampaikan itu benar dan sesuai fakta apa adanya.

4. Ketahui tempat dan waktu kejadaian. Bila tempatnya berada diluar area kerja kita, maka serahkan dan arahkan penyidikan itu ke Building Management. Bila itu terjadi di luar waktu kerja, namun pihak kepolisian membutuhkan keterangan kita, tunjuk seorang karyawan kepercayaan yang sedang bertugas untuk datang dan mewakili sementara.

5. Bawa pendamping untuk menghadap ke kepolisian. Bila kasus itu berkait dengan peledakan genset misalnya, bawa Manager atau Supervisor Mainatenance yang saat itu sedang bertugas. Namun, bila kasus itu berkait dengan keracunan (massal), bawa HR Supervisor atau Ketua Panitia Acara yang sekiranya dapat memberikan keterangan yang jelas, terang dan lengkap kepada kepolisian. Jauh lebih baik, bila pendampingan ini juga dengan menyertakan perwakilan (manager) dari Departemen Legal.

6. Sampaikan apa pun sebatas yang kita ketahui saja, dengan baik, terang, jelas dan secara runut sebelum, selama dan setelah kejadian.

7. Tunjukkan prosedur yang ada yang selama ini dijalankan. Juga buka akses seluas-luasnya bila pihak kepolisian akan mengakses dan meminta keterangan lanjutan dari karyawan kita lainnya berkait dengan sebuah kejadian.

8. Tunjukkan bahwa kita kooperatif dengan memberikan pernyataan atau pun informasi yang jelas, terang, lengkap dan sesuai fakta kejadian. Hati-hati untuk tidak mencampuradukkan antara fakta, pendapat/opini dan asumsi/dugaan kita terhadap materi pembicaraan apa pun. Ikuti dan simak saja setiap pertanyaan penyidik dari kepolisian dengan menjawab secara lugas dan jelas.

9. Bila ditanyakan berkait dengan angka-angka perusahaan (misalnya potensial loss sales), katakan bahwa angka-angka itu masih dalam hitungan manajemen atau departemen yang berwenang.

10. Tetap koordinasi dengan bagian terkait dan selalu sampaikan update terakhir, langsung kepada atasan-langsung dan bagian legal.

Dan terakhir, jangan takut bila kita tidak salah. Dan optimislah bahwa badai pasti berlalu….