Mengapa Manipulasi Transaksi Terus Terjadi?
Manipulasi transaksi terus saja terjadi. Hal ini bisa terjadi karena perputaran karyawan di industri ritel relatif tinggi, sehingga karyawan baru tidak mengetahui bahwa modus-modus penyimpangan konvensional sudah terantisipasi oleh Risk Management.
Namun, bagi karyawan senior yang sudah mengetahui seluk-beluk isi program, prosedur dan lemahnya kontrol internal dan eksternal di lapangan, maka akan selalu saja ada berbagai bentuk manipulasi transaksi.
Untuk itu, setidaknya setiap 6 bulan sekali, Risk Management perlu lebih proaktif untuk me-review berbagai kasus manipulasi atau modus penyimpangan data transaksi.
Kenapa 6 bulan sekali? Karena daya ingat kita relatif masih segar, tajam, spesifik dan lengkap. Bila sudah terakumulasi lebih atau lewat dari 6 bulan, seringkali kita sudah lupa, samar dan kurang mampu melihat secara utuh.
Review secara periodik bersama IT pada khususnya, juga dengan bagian terkait lainnya pada semua kasus yang pernah terjadi dan sudah terjadi di perusahaan. Hasil temuan dan koordinasi ini, kiranya akan melahirkan program spesifik bagaimana kita mampu melakukan langkah – langkah preventif dan mengantisipasi berbagai potensi penyimpangan itu di masa yang akan datang.
Beberapa masalah yang pernah terjadi manipulasi atau penyimpangan prosedur dalam perusahaan ritel, antara lain adalah :
1. Penyalahgunaan barcode sales person yang dilakukan pelaku (sales person) bekerja sama dengan petugas EDP.
2. Double input data stock take : dengan sengaja pada barang normal, pura-pura lupa ketinggalan, memanfaatkan kelengahan controller saat stock take, atau menginput ulang struk barang cacat dimana jumlah quantity barang cacatnya banyak. Biasanya, controller agak malas memeriksa barang cacat yang jumlahnya lebih dari 20 pcs.
3. Barang cacat di input ulang
4. Barang hadiah diinput masuk penjualan
5. Barang yang berpasangan diinput secara terpisah masuk penjualan regular.
6. Barang yang sebagian hilang karena berlaku satu pasang, diinput sebagai barang yang terjual normal
7. Merubah data stock take dimana toko memiliki “pembukuan ganda”. Data asli ada di toko, namun report ke kantor pusat sudah dirubah dan dimanipulasi.
8. Penyalahgunaan Struk Kupon Diskon. Kupon diskon yang diambil dari struk pembelian yang tidak diambil oleh customer kemudian diambil oleh petugas kasir.
9. Penyalahgunaan poin penjualan. Poin diambil dan dimasukkan pada nomor kartu membership tertentu yang sudah dihafalnya.
10. Distribution Center kirim barang lebih ke toko dan toko diam. Dan baru ketahuan setelah barang terjual dan tercatat di IT.
11. Karyawan yang mengerti bahasa program komputer, langsung mengutak-atik isi program atau merubah database secara berkala sehingga penyimpangan tidak terlihat secara mencolok.
Digabung jadi satu, sesungguhnya cukup banyak penyimpangan-penyimpangan yang berkait dengan transaksi dan IT. Bebagai modus penyimpangan ini, dapat diperoleh lebih lengkap dari karyawan yang bekerja di lapangan yang memiliki integritas tinggi. Kita bisa meminta masukan lebih banyak dari : Store Manager, Loss Prevention Officer, LP Manager, Supervisor Ekspedisi, Supervisor Kasir, Internal Auditor, Head of Bussines System & Procedur.
Kumpulan berbagai modus transaksi dan penyimpangan IT di store ini harus masuk kategori data rahasia, karena bila bocor akan dapat mengilhami orang untuk melakukan kesalahan yang sama atau dengan modus baru hasil gabungan modus lama, atau memanfaatkan celah kelemahan prosedur yang ada.
Dari semua temuan yang pernah terjadi, jauh lebih penting sekarang ini : bagaimana langkah-langkah preventif meminimalisasi dan mengantisipasinya?
Untuk itu, mutlak diperlukan koordinasi lintas departemen untuk membahas masalah ini secara periodik. Itu saja.
Sulit ? Tidak. Karena sulit bukan berarti tidak bisa.