Tsunami di Indonesia, telah berulang kali terjadi. Apakah kita sudah banyak belajar dari kejadian tsunami Sumba tahun 1977, Tsunami Banyuwangi Jawa Timur (1994), Sumba NTB (1977), Aceh dan Jawa Barat (2006)?

Lalu apa yang bisa kita ambil dari semua kejadian ini, khususnya untuk kepentingan operasional bisnis perusahaan?

1. BCP Antisipasi Tsunami, harus dimiliki oleh perusahaan. Khususnya perusahaan yang memiliki outlet / kantor cabang yang berdekatan dengan bibir pantai.

2. Bagi perusahaan yang tidak memiliki outlet / kantor  cabang yang lokasinya tidak berdekatan dengan bibir pantai, BCP Antisipasi Tsunami tetap haruslah dimiliki. Mengapa? Karena karyawan atau manajemennya tidak jarang melakukan atau memutuskan outdoor activity-nya memilih tempat di sekitar pantai. Seperti untuk bazaar, promosi, tour karyawan, outbound/training, manager gathering, outdoor meeting, hingga rapat tahunan di sekitar wisata pantai.

3. Lokasi yang relatif “aman” dari bahaya tsunami, antara lain berlokasi di 15 km dari bibir pantai atau berlokasi dengan ketinggian 32 meter diatas permukaan laut. Lokasi ini memang tidaklah menjamin keselamatan, bila gempa besar sekitar 9 SR dengan kedalaman kurang dari 10 km terjadi, namun lokasi itu setidaknya dapat memberikan waktu yang relatif cukup untuk melakukan evakuasi menjauh dari bibir pantai atau evakuasi vertikal ke ketinggian yang lebih tinggi.

4. Meski perlindungan alami seperti pohon keras, mangrove, tebing dan pematang pantai itu ada, namun ciri-ciri akan datangnya tsunami haruslah disosialisasikan kepada setiap karyawan yang akan beraktivitas di sekitar pantai.

5. Ciri-ciri akan datangnya tsunami di daerah pantai, antara lain :

a. Adanya gempa bumi yang berpusat di laut.

b. Adanya suara bergemuruh seperti ledakan keras yang berasal dari laut.

c. Burung-burung dalam jumlah yang besar berterbangan mengarah dari laut ke dataran yang lebih tinggi.

d. Udara menyapu lebih dingin lebih dari biasanya dengan aroma garam yang lebih menyengat.

e. Air laut tiba-tiba surut secara mendadak bisa sampai ratusan meter, dan ikan-ikan di bibir pantai mengelepar. Jangan tergoda untuk mengambilnya!

f. Air dalam bejana, gelas atau sumur bergetar membentuk gelombang cincin.

g. Suara sirine pantai, SMS Peringatan Tsunami dan Warning Tsunami di televisi dikirimka dari BMKG.

Bila anda menerima satu dari 7 sinyal tsunami ini, cepat lakukan evakuasi !

Belajar dari pasca gempa Padang, begitu banyak hal yang bisa kita petik sebagai pelajaran dan pembelajaran kedepan. Salah satu hal yang perlu kita soroti adalah apa yang harus dilakukan setelah Tim Tanggap Darurat selesai melakukan tugasnya.

Bagi perusahaan yang memiliki outlet yang kebetulan gedungnya mengalami kerusakan yang berat karena gempa bumi misalnya, adalah masalah birokrasi atas tindak lanjut pasca gempa biasanya nampak mengemuka.

Masalah klasik pada proses recovery pasca gempa pada gedung pusat perbelanjaan adalah pada masalah koordinasi. Baik itu koordinasi internal, maupun juga koordinasi dengan eksternal.

Birokrasi yang lamban, cenderung tidak mau repot dan rumit untuk tidak mau dikatakan saling lempar tanggungjawab, adalah salah satu tantangan Risk Management dalam menangani proses dan mengakselerasi recovery pasca bencana.

Birokrasi yang tidak luwes dan tidak peka dengan para pekerja yang masih berada di lapangan, kiranya tidak akan pernah terjadi bila para pemangku kepentingan duduk bersama dan cepat membahas bagaimana mengakselerasi proses recovery untuk semua kepentingan yang terlibat.

Lambannya keputusan yang jelas hanya karena kurang atau tidak ada koordinasi di tingkat pusat, biasanya akan berdampak pada semangat kerja orang-orang yang masih berada di lapangan.

Bila gedung yang kita tempati itu rusak sebagian namun tidak layak operasional, kerusakannya parsial, kepemilikannya bukan kepemilikan tunggal, dan dalam sebuah perusahaan ada unit bisnis yang berbeda yang mana manajemen operasionalnya juga berbeda, maka otomastis koordinasi intensif haruslah dilakukan.

Untuk itu, selain adanya Tim Tanggap Darurat, Divisi Risk Management juga harus segera membentuk Tim Recovery, segera setelah Tim Tanggap Darurat akan mengakhiri masa kerjanya.

Hanya saja, bila ini menyangkut berbagai pemangku kepentingan, maka setidaknya perlu disiapkan beberapa langkah proaktif hal dibawah ini oleh Divisi Risk Management.

LANGKAH #1.

BENTUK TIM RECOVERY

Struktur “komando” dari Corporate, Unit Bisnis dan Departemen terkait harus jelas tercantum. Mencakup struktur, tugas, tanggungjawab, wewenang dan prosedur/tahapan dan target kerjanya.

1. Prinsip utama : keamanan, keselamatan dan proses kehati-hatian harus menjadi prioritas dan concern utama semua anggota team.
2. Koordinasi dengan unit bisnis lain harus dilakukan intensif. Seperti batas waktu jadwal per tahapan recovery, dan hal-hal teknis lainnya.
3. Persiapan administratif dan persiapan teknis harus jalan bersamaan. Persiapan administratif proses claim asuransi disiapkan oleh Finance & Asuransi untuk disampaikan ke Loss Adjuster, dan persiapan teknis recovery disiapkan oleh Risk Management.

LANGKAH #2

DAPATKAN KONDISI TERAKHIR LOKASI KEJADIAN

Yaitu dengan meminta masukan dari tim yang masih berada di lapangan, meminta masukan dari Tim Tanggap Darurat, dan Tim Audit Struktur Konsstruksi untuk kasus gempa bumi) dan mempresentasikan hasil dan kondisi di lapangan.

Sebelum melalukan evakuasi barang, kita perlu mengetahui bagaimana hasil audit konstruksi dari konsultan independen mengenai kerawanan gedung dan konstruksinya.

1. Apakah gempa besar susulan pasca audit construksi perlu dibuatkan kembali paparan kondisi terakhir kondisi gedung dan konstruksinya?

2. Apakah ada saran atau masukan dari konsultan, bagaimana cara aman untuk mengevakuasi barang & fixed aset dari dalam gedung. Dari sisi dan lantai mana evakuasi relatif aman dilakukan?

LANGKAH #3.

DAPATKAN GAMBARAN AWAL

ATAS PROSES & DETAIL CLAIM ASURANSI

Antara lain dengan mengundang meeting dengan pihak asuransi (loss adjuster) dan kemudian buat perencanaan secara garis besar dengan menyusun Tim Teknis, Tahapan dan prosedur cepatnya.

LANGKAH #4.

SELESAIKAN PEKERJAAN RUMAH TERLEBIH DAHULU

Siapkan beberapa data :

1. Luas unit kerja tipe unit kerja, data karyawan terakhir (nama, NIK, jenis kelamin, jabatan)

2. Layout barang dagangan

3. Layout fixtures / perlengkapan kantor cabang

4. Layout Mechanical / Electicity

4. Prakiraan uang cash baik itu di Ruang Brankas, Ruang Finance, Cash Register maupun uang, barang dan dokumen berhargadi back office. Dapatkan pula data uang Modal Kassa, Uang Kecil Kassa, Kas Kecil, Stock Gift Voucher dan Stock Kupon Belanja yang belum dievakuasi.

5. Mintakan aturan main pengambilan uang untuk keperluan pelaksanaan perbantuan klaim untuk recovery kantor cabang. Biasanya aturan yang diberlakukan adalah sebagai berikut:

a. User mengambil Bon Sementara di Finance

b. Coding yang digunakan adalah dikeluarkan resmi oleh Dept. Finance & Accunting.

c. Ditandatangani oleh Direktur yang bersangkutan.

d. Permintaan pengambilan uang minimal 3 hari dari tanggal penyerahan dokumen Bon Sementara.

e. User diharuskan untuk membuat laporan pertanggungjawaban atas segala biaya yang terjadi dan setiap kelebihan/kekurangan harus dipertanggungjawabkan.

6. Data Fixed Asset “as of” pada bulan kejadian,

7. Data Income Statement yang actual pada satu tahun terakhir pada bulan kejadian.

8. Stock Merchandise (Rekapitulasi Persediaan Barang Per Departemen per bulan kejadian.

9. Data barang konsinyasi (consignment) dan beli putus (direct purchase) lengkap dengan layout brand/merk/list of brabd serta dengan nama distributor, PIC, HP dan keterangan barang yang termasuk diasuransikan atau pun tidak.

10. Data barang tenant (per brand/merk dan jumlahnya, seperti : ATM, antena provider, dll)

11. Cari kontak lembaga yang memiliki tenaga profesional untuk evakuasi barang & fixed asset yang kredibel oleh LP  & Security Dept.

12. Koordinasikan dengan bagian Developer Relation (tembusan ke Tenant & Leasing, Regional Command, Branch Manager) untuk memberitahukan bahwa Tim Recovery akan berkunjung ke lokasi pada tanggal yang telah ditentukan.

LANGKAH #5.

LAKUKAN KUNJUNGAN KERJA BERSAMA

Kunjungan kerja lintas departemen (Crisis Management, Loss Prevention & Security Dept, Maintenence, Asuransi, Loss Adjuster dan unit kerja di bisnis lain) ditujukan untuk melihat kondisi terakhir bagaimana kondisi dan situasi terkini di lapangan.

Tim dari pimpinan lintas departemen ini diharapkan adalah tim yang memiliki otoritas penuh untuk memutuskan hal teknis di lapangan.

LINGKUP PEKERJAAN LOSS PREVENTION & SECURITY

1. Persiapan : Luas unit kerja, Tipe unit kerja, PIC di lapangan, Layout barang dagangan, Layout fixtures / perlengkapan kantor cabang, Data Fixed Asset terakhir, data stock Merchandise (Rekapitulasi Persediaan Barang) Per Departemen per bulan kejadian, data finance (modal kassa, uang kecil kassa, kas kecil, stock gift voucher dan stok kupon)

2. Menentukan dan melihat kedalam gedung dan koordinasikan dengan Loss Prevention Regional, Store Command, Supervisor dan Teknisi.

3. Menilai prakiraan tingkat kesulitan evakuasi dari Ruang Brankas, Ruang Finance, Ruang Back Office dan Locker Karyawan.

4. Menentukan jumlah personil yang dibutuhkan untuk mengevakuasi uang cash dan dokumen/surat penting lainnya.

5. Menentukan tenaga professional dari pihak ketiga (outsourching) yang akan mengevakuasi uang cash, menentukan prosedur dan tahapannya, dan pengamanannya (pendataan orang yang akan masuk, dan check body kembali saat keluar gedung). Hitung : jumlah tenaga yang dibutuhkan, biaya kontrak, lingkup kerja, lamanya pekerjaan dan siapkan MOU kontrak kerjanya.

Badan Nasional Penanggulangan Bencana Propinsi, atau Satkorlak Kota bisa dijadikan salah satu referensi untuk dijajaki dalam proses mengevakuasi barang, fixture & fixed asset lainnya.

6. Mencari kunci laci uang cash register. Dapatkan data tipe dari mesin cash register dari Dept. IT. Bila memungkinkan, pinjam kunci mesin cash register dari kantor cabang lainnya.

7. Setelah mengevakuasi uang dan dokumen penting, tunjuk buat dan tunjuk Tim Evakuasi dan Tim Pengaman Merchandise / Fixed Asset (lengkap dengan Security). Hitung dan tentukan : jumlah personil yang dibutuhkan, durasi pekerjaan, MOU / kontrak kerja dan keselamatan, serta biaya evakuasi.

8. Tentukan Tim Kuli Angkut dari luar gedung ke Truk dan menurunkannya di tempat penampungan. Penting : pengamanan barang saat diluar gedungm selama proses angkut dan pengamanan tempat penampungan (di warehouse)menjadi tanggungjawab Dept. Loss Prevention & Security.

LINGKUP PEKERJAAN MAINTENANCE

1. Persiapan Dept. Maintenace : Luas unit kerja, Tipe unit kerja, PIC di lapangan, Layout barang dagangan, Layout fixtures / perlengkapan kantor cabang, layout M/E, Data Fixed Asset terakhir, data stock Merchandise (Rekapitulasi Persediaan Barang) Per Departemen per bulan kejadian.

2. Melihat secara sekilas kedalam gedung dan koordinasikan dengan Maintenance Regional.

a. Batasi jumlah personil yang masuk untuk kemudahan pengawasan dan keamanan, Tetapkan personil yang akan masuk gedung : Head of maintenance, Maintenance Regional, Teknisi Toko, Asuransi dan Store Command.

b. Lakukan dengan cepat untuk mengantisipasi adanya gempa susulan sehubungan masih berpotensinya ada gempa susulan atau proses pelapukan atau kelelahan bahan/metal yang sewaktu-waktu bangunan bisa rubuh.

3. Menilai prakiraan volume dan prosentase fixture & fixed asset yang akan dievakuasi.

4. Menentukan tim pelaksana evakuasi : jumlah personil yang dibutuhkan untuk mengevakuasi fixed asset.

5. Memberikan tanda pada fixture & fixed asset yang akan dievakuasi baik yang layak/kondisi bagus maupun yang masih bisa diperbaiki dengan cat semprot Fluorescent atau dengan mengikatkan tali rapia berwarna kuning yang sudah dipersiapkan untuk diangkut keluar gedung. Sementara untuk fixture & fixed asset yang rusak, tidak perlu didata dan biarkan di tempat.

6. Mencari lokasi penampungan barang (dapatkan 2 s/d 3 tempat alternatif). Bila tidak ada tempat atau misalnya harga tempat penampungan itu mahal seperti harus disewa minimal 2 tahun, pertimbangkan sewa container dan sewa lahan.

a. Dapatkan PIC dan telepon/HP pemilik lahan / warehouse

b. Luas daya tampung lahan / warehouse, harga sewa, fasilitas, cara pembayaran, jangka waktu penyewaan, kelayakan tempat penampungan dan keamanan tempat penampungan.

7. Koordinasikan dengan Distributor Center, atau cari kontak lembaga yang memiliki tenaga profesional untuk evakuasi barang & fixed asset yang kredibel. Bagian DC menentukan jumlah kuli-angkut yang menaikkan barang ke truk pengangkut.

8. Memastikan kembali bahwa tim pelaksana teknis telah dan mampu bekerja efektif sesuai jadwal pekerjaan yang telah ditentukan.

9. Koordinasikan kembali detail pekerjaannya dengan petugas di lapangan.

10. Laporkan alamat lokasi tempat penampungan, luas / daya tampung, durasi penyewaan, pengamanan & keamanan tempat penyewaan (termasuk  penerangan di malam hari) dan biaya total proses evakuasi merchandise, fixture & fixed asset.

LANGLAH #6.

CARI GUDANG PENAMPUNGAN

Cari gudang tempat penyimpanan barang & fixed asset.

1. Tentukan PIC/leadernya
2. Tim pelaksananya
3. Lokasinya/alamatnya
4. Luas daya tmpungannya
5. Fasilitasnya
6. Keamanan dan pengamanannya (terutama di malam hari)
7. Durasi/lamanya sewa
8. Harga sewanya (per bulan), dan
9. Total biaya sewanya.

LANGKAH #7.

SIAPKAN ARMADA ANGKUTAN.

Serahkan masalah ini ke Distribution Center.

1. Tunjuk leadernya
2. Tim pelaksananya
3. Durasi dan jadwal pengangkutannya
4. Hitung berapa banyak truck/container yang dibutuhkan
5. Pengawalan pengamanan perjalannya dari lokasi gedung ke gudang penyimpanan sementara, dan
6. Jumlah serta ukuran box barangnya (untuk merchandise, perlengakapan IT, dlsb).
7. Hitung berapa biaya total angkutannya.

Hal teknis : barang yang dikemas nantinya harus disegel per box, diberi penamaan nomor barangnya, detail isinya dan jumlahnya. Kemas dengan baik, tutup rapat dan segel.

Bagian Perbekalan dan Angkutan dari Angkatan Darat, Direktorat Logistik Polda dan AURI, bisa dijadikan salah satu rerensi bila pihak Distribution Center mengalami kendalai untuk mengangkut/mengevakuasi barang, fixture & fixed asset.

Tempat penyimpanan atau tempat mensortir / mendata juga bisa meminta bantuan pada 3 lembaga diatas.

LANGKAH #8.

LAKUKAN EVAKUASI BARANG & FIXED ASSET.

Untuk melakukan evakuasi, tunjuk tim tenaga profesional untuk mengevakuasi barang & fixed asset. Bisa dengan meminta kepada :

1. BNPB (Badan Nasional Penanggulangan Bencana) Propinsi
2. BPNP Propinsi / Satkorlak Propinsi,
3. Perusahaan jasa konsultan konstruksi
4. Atau bila sulit dicari terutama bila lokasi gempa ini terjadi di daerah, serahkan saja masalah ini pada Security Outsourching yang ditunjuk oleh Departement Security. Lengkapi juga dengan surat perjanjian / pertanggungan keselamatan, bila sewaktu waktu terjadi kecelakaan atau pun korban (meninggal).

Proses pemindahan barang, dengan memprioritaskan berturut-turut pada :

1. Uang tunai. Catat berapa uang yang bisa diselamatkan.
2. Mesin Register. Catat berapa nilai uang yang bisa diselamatkan dari setiap mesin register.
3. Surat dan dokumen berharga di back office (surat-surat penting, perhiasan, jam tangan, ijasah di locker karyawan. Isi dari meja-meja di back office juga harus diperiksa yang mungkin ada yang masih berharga.

Uang tunai yg dievakuasi dihitung terlebih dahulu di depan Cash In Transit Company yangg ditunjuk (sebelum diangkut dan disetor oleh CIT Company) dan dibuatkan berita acaranya di depan saksi-saksi..Sedangkan untuk Voucher dan Kupon Belanja, harus dibawa balik ke kantor pusat setelah dibuatkan berita acaranya. Khusus untuk evakuasi Uang cash dan dokumen berharga dipimpin oleh Head of Loss Prevention & Security Dept.

1. Mesin ATM dan antene provider GSM. Koordinasikan ke Tenant & Leasing Dept untuk evakuasi mesin ATM. Buat surat & MOU bahwa segala resiko berkait dengan evakuasi mesin ATM ditanggung oleh pihak tenant / bank yang bersangkutan.
2. Peralatan IT (server, komputer). Ambil perlengkapan yang masih baik dan yang bisa diperbaiki, dan tinggalkan yang sudah rusak namun tidak bisa diperbaiki.
3. Merchandise. Ambil merchandise yang masih layak (masih bagus) dan tinggalkan yang tidak layak/cacat, kemudian angkut ke tempat penampungan (warehouse) dan dipilah antara Direct Purchase dan Consigment Vendor, serta data per dept, merk dan quantyy-nya
4. Fixture dan Fixed Asset lainnya. Seperti juga untuk perlengkapan IT, fixture dan asset yang dievakuasi adalah yang masih baik dan yang bisa diperbaiki, dan tinggalkan yang sudah rusak namun tidak bisa diperbaiki. Evakuasi peralatan IT, merchandise, dan fixed asset lainnya, lead-nya dibawah Maintenance Dept.
5. Foto-foto tahapan penting selama proses pekerjaan.

Sebagian perusahaan asuransi ada yang mengambil kebijakan dengan memutuskan agar pemilih hanya mengambil barang yang masih layak jual saja, dan sisanya akan dibeli oleh perusahaan asuransi yang ditunjuk.

Untuk memindahkan merchandise, fixture & fixed asset lainnya, dan kemudian dilakukan pemisahan antara yang layak dan tidak layak oleh tim LP & Maintenence dilakukan di luar geung di tempat terbuka dan aman. Salah satu tempat yang yang bisa dijajagi adalah di sekitar area lapangan di bandara udara. Jangan lupa, dapatkan foto dokumentasi lengkap.

Pemisahan barang untuk ritel fashion misalnya, cukup dikategori per Departemen, Laki-Laki/Perempuan dan nama Merk-nya saja.

LANGKAH #9.

LAPORAN KE RISK MANAGEMENT

Laporan lengkap ke Risk Management Unit Bisnis dan Risk Management Corporate.

LANGKAH #10.

VERIFIKASI ASSET OLEH LOSS ADJUSTER

Undang Loss Adjuster ke Head Office untuk mendata ulang di lapangan. Tentukan tanggal dan pastikan yang hadir ada dari Dept. Risk Management. Maintenance & Asuransi.

LANGKAH #11.

SELESAIKAN PROSES CLAIM ASURANSI

Pertimbangkan nilai kerugian dari :  Bisnis Interuption, Kerugian Fixed Asset (equipment, instalasi, vehicle) dan nilai Renovation-nya (catatan terakhir nilai renovasi). Masing-masing angka yang dikeluarkan terinci nilai Cost-nya, akumulasi penyusutannya (ACCM) dan nilai NBV-nya.

PENUTUP

Dalam praktiknya, proses recovery dan evakuasi barang dan fixed asset pasca gempa bumi dengan kategori kerusakan parsial, tentu saja tidak sesederhana ini. Namun catatan diatas setidaknya, bisa jadi pijakan awal bagi kita untuk menyempurnakannya di lapangan dan kesiapan kita di masa yang akan datang.

Proses recovery pasca gempa bumi, bisa saja sulit. Tapi sulit bukan berarti tidak bisa kan? Jangan-jangan, karena kita belum berpengalaman maka kita butuh pembelajaran, agar kita siap di masa yang akan datang.

Dengan merencanakan secara rinci, sistematis dan jelas tahapan recovery selanjutnya, maka orkestra koordinasi untuk mengakselerasi recovery paska gempa akan tercapai dengan apik, baik dan efektif.

*****

Facebook sebagai situs jejaring sosial terpopuler saat ini, kini sungguh kian fenomenal. Bahkan bagi sebagian orang, facebook sudah menjadi sebuah trend-setter dan gaya hidup. Bahkan, pada sebagian anak remaja, anak kuliahan dan para pekerja muda, bila tak punya akun facebook diidentikan sebagai orang kurang gaul.

Dalam sebuah penelitian Nucleus Research, menyebutkan bahwa 77% karyawan Amerika Serikat mengakses Facebook dan jejaring sosial lain pada jam kerja. Dampaknya, roduktivitas kerja pun menurun 1,5% (Koran Tempo, 17 Oktober 2009)

Masalahnya sekarang : apakah keberadaan facebook di kantor perlu dibatasi, atau malah diblokir sama sekali ?

Jawabannya tergantung. Bisa saja keberadaan facebook atau jejaring sosial lain itu menyita waktu kerja, namun bila keberadaan facebook itu untuk promosi dan mendapatkan order, kenapa tidak?

Namun diluar kepentingan itu, sebaiknya ada pembatasan akses bagi karyawan bila ingin bisa mengakses facebook. Kebijakan pembatasan akses facebook ini, sebaiknya lebih didasari pada alasan alasan efisiensi.

Beberapa cara pembatasan yang bisa dilakukan antara lain dengan cara :

#1. Akses facebook hanya diberikan kepada jabatan dan bagian tertentu untuk alasan yang dapat diterima oleh manajemen. Misalnya, Risk Control Manager dan Crisis Management Respond Team, Head of Promotion, Head of Customer Service, atau Public Relation Officer, perlu diberi akses luas tak terbatas untuk bisa mengakses facebook untuk memantau program promosi yang dilakukan oleh kantor-kantor cabang / outlet.

#2. Departemen yang bermaksud berpromosi dengan menggunakan jejaring sosial Facebook pun, harus dibatasi pada satu komputer tertentu, dan tidak semua pegawai bagian promosi diberikan akses facebook.

#3. Pembatasan facebook bisa diberikan sampai jam tertentu. Misalnya, 30 menit sebelum jam pulang kantor, pembatasan akses facebook ditiadakan. Karyawan dapat memanfaatkan 30 menit tersebut untuk bersosialisasi.

#4. Cara lain yang dirasakan lebih baik untuk tetap menjaga produktivitas karyawan.

Tak terbayangkan, bila di kantor tak ada pembatasan pada jejaring sosial Facebook, bisa jadi produktivitas di negara ini yang budaya disiplinnya masih jauh dari bagus, bisa-bisa produktivitas kerja bisa menurun lebih dari 1,5% !

Untuk itu, dalam kacamata Retail Risk Management, tampilan dan publikasi outlet dengan Facebook harus dipantau dari waktu ke waktu. Bila ada yang nyimpang, ya diingatkan saja. Bila perlu ya dijewer !

Jasa pengamanan pusat perbelanjaan, adalah salah satu bisnis jasa pengamanan properti yang semakin prospektif dewasa ini.

Hanya saja, dalam praktik di lapangan masih banyak pekerjaan rumah yang harus diselesaikan untuk meningkatkan rasa aman dan kepercayaan terhadap jasa pengamanan properti.

Untuk itu, setidaknya perlu diberlakukan 7 lapis pengamanan bagi perusahaan-perusahaan yang banyak berhubungan dengan publik. Antara lain :

1. Adanya personil Security statis dalam jumlah yang mencukupi di lapangan. Cukup tidaknya jumlah proporsi security ini antara lain dipengaruhi oleh : tingkat kerawanan area, jumlah pintu keluar-masuk / akses customer, luas area, jumlah lantai, dan layout area yang harus diamankan.

2. Jumlah personil Security yang mobile (baik dengan jalan kaki, sepeda,  sepeda motor atau pun kendaraan mini lainnya.

3. Komandan Security Jaga.

Budaya ada bos, semua kerja, tidak ada komandan pengawasan terabaikan, masihlah ada dan terjadi beberapa kasus di sejumlah daerah.  Untuk itu, Wakil Komandan Security Jaga haruslah ada, ditunjuk dan memiliki tugas, wewenang dan tanggungjawab yang sama dengan Komandan Security Jaga.

4. Perlengkapan security yang memadai. Mulai dari Sensormatik, CCTV hingga X-Ray Screen.

5. Follow Up, Monitoring, Assesment & Feedback. Tindak lanjut, pemantauan dan penilaian kinerja Security, tentu saja harus dilaksanakan dalam satu program pengamanan yang terukur, dan kembali dikomunikasikan hasilnya kepada setiap security baik sebagai personil maupun sebagai team.

6. Sistem pengamanan terintegrasi. Pengamanan properti baik itu pusat perbelanjaan, realestat, hotel, pabrik, gedung perkantoran, atau tempat-tempat sensitif yang banyak dihuni orang bule (ekspratriat), adalah pengamanan properti yang harus terintegrasi.

Filosofinya adalah setiap karyawan yang bukan anggota personil security adalah “security”, yaitu sebagai informan security. Artinya setiap penyimpangan dan kejanggalan yang terjadi di lapangan harus langsung terhubung dengan sistem respon ke pusat kontrol sehingga dapat segera diambil tindakan sesuai prosedur yang berlaku. Pola kerja Traffic Management Center milik Polda DKI Jaya, untuk jalur komunikasi dan koordinasi, bisa kita contoh.

Integrasi ini juga berkait dengan Building Management, pimpinan Building Management yang menjadi tetatangga kita, hingga Pos Polisi atau Polisi Sektor.

7. Eksternal Audit. Penilaian dari luar, dengan menggunakan jasa konsultan dari luar seringkali lebih obyektif, kredibel dan dapat dipertanggungjawabkan, bila dibandingkan dengan penilaian dari pemangku kepentingan “orang dalam”.

Apa saja yang harus diaudit : 1) Kualifikasi personil, 2) Sistem dan Prosedur pengamanan (update atau tidak), 3) Budget & Biaya Operasional, 4) Training / Pembinaan Personil & Team, 5) Perlengkapan dan infrastruktur, 6) Sistem Koordinasi dengan pihak luar.

Masalahnya sekarang adalah : Apakah setiap lapis pengamanan itu sudah berjalan baik, profesional dan efektif ?