Mengintip tulisan blogger dari Wicaksono mengenai “Percakapan Telanjang” di Koran Tempo, 09 Maret 2010 lalu, tulisan Pak Wicaksono ini telah memberi inspirasi bagi saya bahwa pemanfaatan blog (juga sebenarnya jejaring sosial yang lain), bisa kita manfaatkan dan kita dayagunakan secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efektif untuk kepentingan Industrial Relation di perusahaan.

Target-target tujuan dari Industrial Relation, sebenarnya dapat kita peroleh dengan berbagai cara. Bisa dengan membuka akun di Facebook dengan moderasi yang ketat dan bersifat tertutup hanya bagi karyawan yang resmi terdaftar di perusahaan, bisa juga dengan membuat blog.

Baik blog maupun jejaring social yang kita pilih (facebook, twitter), maka blog yang ditulis dan dipublikasikan tentu saja harus  didukung oleh Divisi HRD dan perusahaan.

Manfaat yang bisa diperoleh bisa sangatlah banyak dan sebatas imajinasi kita :

#1. Memperkuat hubungan antara perusahaan dengan karyawan melalui media yang dibuat, difasilitasi, dan “dimediasi” oleh IR.

#2. Memperkuat citra, posisi dan peran IR sebagai bagian yang paling ahli dan paling bijak untuk menyelesaikan semua permasalahan hubungan komunikasi antar karyawan, antara atasan dan bawahan, dan antara karyakan dan perusahaan dalam konteks hubungan industrial.

#3. IR-Blog akan menjadikan wajah perusahaan lebih manusiawi, karena komunikasi yang terjadi didalamnya berlangsung secara telanjang (naked conversation).

#4. IR-Blog juga akan memberikan keuntungan jangka panjang, yaitu menjadi semacam sekolah bagi karyawan, serta sekaligus memberikan edukasi dan menambah pengetahuan tentang ikatan karyawan, peraturan perusahaan, dan lain sebagainya.

#5. Program-program terpenting IR dapat disampaikan dan disosialisasikan melalui blog.

#6. Edukasi dan sosialisasi yang disampaikan dengan gaya personal dan kasual, amat sangat memungkinkan karyawan sebagai si pembaca akan merasa berhadapan dengan seorang manusia, bukan labirin birokrasi sebuah korporasi.

#7. IR-Blog ini lebih jauh tentu bisa memanjakan karyawan-karyawan potensial dan karyawan-karyawan prestatif, karena karya dan kontribusi mereka diapresiasi oleh Manajemen dan beritanya disebarkan kepada semua member.

#8. IR-Blog (atau Facebook IR) mungkin belumlah sempurna di awal-awal, namun dengan membuka pintu-pintu komunikasi yang lebih luas, IR-Blog bisa mendengarkan karyawannya secara lebih utuh, lebih mendalam, dan lebih baik. Karena IR-Blog adalah tempat mendengarkan suara keluhan dan kebutuhan karyawan sekaligus.

Nah, bila kita bisa melihat begitu banyak manfaat yang bisa kita dapat dari IR-Blog, kenapa tidak langsung saja kita jajaki dan kita tindaklanjuti ?

Hanya saja, mengenai keamanan dan moderasi arus komunikasi di blog, tentu saja bisa dimoderasi lebih ketat dengan menggandeng dan meminta bantuan dari Divisi IT. Karena sekali IR-Blog itu sudah diluncurkan, maka komitmen untuk membuka komunikasi itu benar-benar harus dikelola, dirawat dan dijaga terus-menerus.

Pesan terakhir dari Pak Wijaksono dalam tulisan itu amat jelas, ”Jika blog itu dibiarkan hidup segan mati tak mau, atau malah ditutup, citra perusahaan pun akan jatuh”.

Keberadaan jejaring sosial khususnya facebook, bagi perusahaan besar yang memiliki outlet atau kantor yang banyak, sudah waktunya untuk dikontrol lebih ketat. Lebih tepatnya, perlu ada pengaturan lebih lanjut mengenai pemakaian dan pemanfaatan jejaring social Facebook yang mengatasnamakan atau menggunakan nama perusahaan. Baik sebagai grup perusahaan, kategori unit bisnis tertentu, departemen, maupun sebagai kantor cabang / outlet yang mandiri.

Kenapa hal ini harus dilakukan ?

Dari kacamata Risk Management, pengaturan ini lebih dibutuhkan untuk memastikan bahwa efek negatif dari ketidaktahuan dan bahkan antisipasi penyalahgunaan penggunaan jejaring sosial facebook bisa diminimalisasi dan kemungkinan risiko ”dampak ikutannya” bisa dikelola dengan lebih baik.

Beberapa contoh kasus yang mencolok dan sering terjadi pada sejumlah akun milik outlet / kantor cabang yang ditemukan selama ini, antara lain

#1. Facebook cabang muncul bak cendawan. Ada yang berbentuk akun mandiri (’personal’), ada juga yang berbentuk akun Grup. Jadi belum ada kesamaan cara satu outlet dengan outlet yang lain dalam mengekspresikan kebutuhan komunikasi antar karyawannya, antara satu outlet dengan outlet lain.

#2. Fungsi promosi dan fungsi pemenuhan kebutuhan komunikasi antar karyawan dengan menggunakan jejaring sosial Facebook, seyogyanya dipisahkan. Saat ini, masih ada kedua kebutuhan itu disatukan sekaligus, sehingga kekuatan pesan yang ada di dalamnya jadi ”kacau” dan tidak fokus.

#3. Secara umum, disain tampilan muka belum disiapkan secara profesional, namum account perusahaan sudah terpublikasi secara luas.

#4. Foto Profil (hanya berisi tanda tanya ”?”), Forum Diskusi & Koleksi Foto tersedia, namun saat di-klik isinya kosong.

#5. Foto Profil diisi dengan logo perusahaan yang sama sekali beda dari aslinya:

a. Ada yang gambarnya direkayasa ulang, atau ditambah-tambah. Misalnya ada yang ditambah dengan bunga

b. Ada yang jadi 3 dimensi

c. Ada yang disatukan dengan gambar lain, sehingga secara keseluruhan logo perusahaan jadi berubah keluar dari ”jati diri” perusahaan.

d. Ada yang kosong

e. Ada yang diisi dengan gambar yang tak mencerminkan line-business perusahaan.

f. Ada yang diisi dengan logo lama.

g. Ada yang diisi dengan gedung kantor cabang / outlet.

h. Ada akun Foto Profil dengan nama akun atau gambar lain yang tak mencerminkan ”forum komunikasi karyawan”

#6. Isi dari ”Informasi” berkonten berbeda antara satu outlet dengan outlet lainnya. Ada yang memposisikan diri kategorinya sebagai : ”Organisasi – Umum”, ”Untuk Kesenangan – Klub Penggemar”, ”Untuk Kesenangan – Terlalu Banyak Informasi”, ”Minat Bersama – Aktivitas”,  namun outlet lain kategorinya sebagai ”Bisnis – Lowongan & Pekerjaan”.

#7. Pengurus dan petugasnya pun belum standar. Ada akun yang pengurusnya 2 orang sementara petugasnya berjumlah 14 orang. Celakanya dari ke-14 orang ini, datanya tidaklah update. 4 sudah resign (namun namanya masih aktif tercantum, dan 1 orang sudah mutasi). Lebih celaka lagi, pendiri akun justru diisi oleh eks karyawan yang dulu berstatus kontrak di perusahaan, atau berstatus SPB (sales promotion Boy) yang jelas-jelas merupakan karyawan titipan dari Supplier yang bekerja di outlet / kantor cabang perusahaan. Namun akunnya masih aktif lagi !

Dalam sebuah kasus, nama Petugas yang tercantum bahkan ada yang di-invite oleh pendirinya, tanpa sepengetahua yang bersangkutan, sehingga yang nama petugas tersebut namanya merasa dicatut dalam grup Facebook tersebut.

#8. Identitas Pendiri tidak jelas. Meski pun demikian, kita bisa menelusuri melalui Pengurus dan Petugas yang tercantum dalam grup FB ini.

#9. Isian ‘Info” yang terisi dengan bahasa yang amat gaul, dan tak sesuai dengan bahasa yang dipakai oleh Public Relation dan Marketing.

#10. Dalam ”Informasi Umum” didalamnya masih tercantum jenis kelamin. Ada yang mencantumkan ’Perempuan’ ada pula yang mencantumkan ’Laki-Laki’. Seyogyanya, dalam Informasi Umum bagi outlet / kantor cabang tidak perlu mencantumkan jenis kelamin seperti ini. Kesannya akun ini asal-asalan dan tidak profesional.

#11. Isian ”Pendidikan dan Pekerjaan” diisi secara sembarang. Ada yang tertulis dengan nama ’Perusahaan University’ dan ’Perusahaan School’.

#12. Informasi Kontak pun beragam. Ada yang langsung mereferensikan pada alamat webiste resmi perusahaan, seolah-olah akun ini keberadaanya adalah akun resmi yang diketahui dan ”direstui” oleh perusahaan, ada juga yang berisi kontak lain. Seperti email pribadi, email gmail/ymail yang mengatasnamakan outlet, atau email outlet langsung.

#13. Halaman profil pun tidaklah standar. Ada yang hanya berisi Info saja, namun ada yang lengkap ”Dinding”, ”Info”, ”Forum Diskusi”, ”Koleksi Foto”, ”Video”, dan ”Acara”.

#14. Mencantumkan angka perolehan penjualan yang notabene dapat dikategorikan sebagai ”pelanggaran berat” atau ”membocorkan rahasia perusahaan”.

#15. Koleksi Foto berisi foto-foto yang sembarang. Seperti gambar seni (lukisan wanita yang cukup artistik namun bisa menyerempet pada gambar pornografi, horor movie, hingga kritikan pada parkiran Building Management yang seyogyanya sebernya bisa disampaikan secara langsung atau secara tertulis ke BM, namun tidak mengeluhkan melalui Facebook.

#16. Para pembuat akun (baik perorangan yang mengatas namakan outlet dan grup), umumnya belum mengetahui pemahaman pentingnya Nettiquette di dunia maya, yang senyatanya prinsip etika dan sopan santun tetap harus dijalankan dan dipatuhi secara penuh, mengikat dan melekat pada siapa pun yang terlibat dalam menulis konten di Facebook.

Ingat, Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) sudah diberlakukan, dan pemberlakuannya sudah mengikat kita semua.

Guna mengantisipasi hal-hal diatas, sudah saatnya bagian Industrial Relation mengantisipasi hal ini dengan membuatkan pengaturan yang lebih jelas, lebih tegas, dan antisipatif.

Karena sebagaimana pisau, kekuatan pemakaian jejaring sosial Facebook bisa sangat produktif, tapi sekaligus juga bisa merusak bila tidak diarahkan dan diatur keberadaanya untuk kepentingan bersama.

Bagaimana cara kita mengenal seorang itu dapat dipercaya atau tidak? Banyak cara.

Namun cara ini bisa dicoba. Pertama, lihat track-nya, lihat pengalamannya, alias lihat reputasi dan kredibilitasnya, good atau not good.

Kedua, gunakan logika kita. Apakah kompetensinya memadai dan terus terasah atau tidak. Dengan kata lain, ini orang terus menerus meningkatkan keprofesionalannya atau tidak.

Ketiga, gunakan imajinasi kita. Bila kita akan menyampaikan sesuatu kepadanya, kira-kira bagaimana responya. Bila kita mau kerjasama atau memberikan otoritas tambahan, apakah dia amanah atau tidak. Bila kita memberikan pekerjaan tambahan, apakah dia akan mampu atau tidak. Bila kita akan meminta bantuan padanya, orang ini akan membantu dengan tulus atau tidak?

Keempat, gunakan hati kecil kita. Gunakan “indera ke-6″ kita. Biasanya, kita bisa percaya 100% dengan latar belakang seseorang yang mungkin sangat dipercaya oleh lingkar satu petinggi kita, namun kita kurang sreg saat atau selama berkomunikasi dengannya.

Seseorang bisa saja punya jabatan yang tinggi, pengalaman bisa seabreg, otaknya mungkin cerdas, pergaulannya luas, koleganya orang-orang penting, namun untuk percaya lebih lanjut, bisa jadi hati kita kurang sreg dengannya. Kimia hati ini dengan perasaan seperti itu, sama lain mungkin akan berbeda. Namun, orang tua kita selalu bilang : IKUTI iKATA HATIMU. Dengan kata lain, ikuti hati kecilmu, ikuti nuranimu.

Dan yang terakhir, yang kelima, ambil tindakan segera. Seberapa besar saya bisa memberikan kepercayaan kepada seseorang, dan sampai batas mana kepercayaan itu diberikan.

Pemberian kepercayaan adalah sebuah seni. Seni untuk menggabungkan antara kesadaran diri atas pengalaman masa lalu, imajinasi, pengetahuan dan logika kita, hati kecil, dan tindakan dan sikap apa yang harus kita lakukan sekarang. Itu saja. Dan sesederhana itu.

Namun ada juga cara tercepat untuk mengenal orang dapat dipercaya atau tidak, lihat saja karakternya atau akhlaknya. Bukan sikapnya, bukan ucapannya, bukan pula janji-janjinya.

Sumber : Facebook/AgungMSG – 120210 18:38